Tietojenkäsittelysopimus

Palveluntarjoaja

Ankrito Oy (osakeyhtiö), ent. Selvia

Y-tunnus

3658630-6

Kotipaikka

Helsinki

Osoite

Konalantie 7, 00370 Helsinki, Suomi

Sähköposti

support@ankrito.com

Tämä sopimus on Ankrito Oy:n (Y-tunnus 3658630-6, Helsinki, ent. Selvia; ”Ankrito”) ja Ankriton ohjelmistoja tai palveluita käyttävän yritysasiakkaan (”asiakas”) välinen.

Tätä sopimusta sovelletaan aina, kun Ankrito käsittelee henkilötietoja asiakkaan puolesta ja ohjeiden mukaisesti – useimmiten asiakkaan omien asiakkaiden, toimittajien, työntekijöiden tai muiden yhteyshenkilöiden henkilötietoja, jotka sisältyvät asiakkaan Ankritolle toimittamaan kirjanpito-, yritys- tai asiantuntijapalveluaineistoon (esimerkiksi nimet laskuilla ja kuiteilla, tai henkilöllisyystiedot maahanmuuttopalvelutoimeksiantoa varten toimitetussa asiakirjassa). Näiden tietojen osalta asiakas on rekisterinpitäjä ja Ankrito henkilötietojen käsittelijä.

Tämä sopimus ei koske henkilötietoja, joiden rekisterinpitäjä Ankrito itse on – asiakkaan omia tili- ja yhteystietoja, Ankriton omaa laskutusaineistoa, asiakkaan yhteydenpitoa Ankriton tukeen tai tietoja, joita Ankriton on käsiteltävä omien lakisääteisten velvoitteidensa vuoksi, kuten rahanpesulain mukaisessa asiakkaan tuntemisessa. Näitä tietoja käsitellään tietosuojaselosteessa.

Käsittelyn kohde

Asiakkaan Ankritolle toimittamaan kirjanpito-, yritys- ja asiantuntijapalveluaineistoon sisältyvien henkilötietojen käsittely.

Kesto

Niin kauan kuin asiaankuuluva palvelusopimus on voimassa, ja sen jälkeen vain kohdassa "Poistaminen ja säilyttäminen" kuvatulla tavalla.

Luonne ja tarkoitus

Käsittely vain sovittujen ohjelmistojen ja asiantuntijapalveluiden tuottamiseksi – kirjanpito, ALV-valmistelu ja -ilmoittaminen, laskutus, asiakirjojen tallentaminen sekä muut käyttöehdoissa ja maksuehdoissa kuvatut palvelut – ei muuhun tarkoitukseen.

Henkilötietojen tyypit

Nimet, yhteystiedot ja muut asiakkaan kirjanpitoaineistossa esiintyvät tunniste- tai tapahtumatiedot – esimerkiksi laskuilla, kuiteissa, tiliotteissa ja liiteasiakirjoissa – sekä maahanmuuttopalvelutoimeksiannon osalta henkilöllisyys- ja hakemukseen liittyvät tiedot, jotka asiakas tai asianomainen henkilö toimittaa kyseistä toimeksiantoa varten. Palkanlaskennassa: työntekijöiden palkka-, verokortti-, pankkitili- ja henkilötunnustiedot. Ankrito POSissa: toimipaikan henkilökunnan käyttäjätilit ja kassalla kirjatut myynnit.

Erityiset henkilötietoryhmät

Ankrito ei pyydä erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja. Palkka- ja maahanmuuttoaineisto voi kuitenkin sisältää niitä (esimerkiksi ammattiliiton jäsenmaksun pidätys tai terveystieto asiakirjassa). Ankrito käsittelee tällaisia tietoja vain siltä osin kuin sovittu palvelu edellyttää.

Rekisteröityjen ryhmät

Asiakkaan omat asiakkaat, toimittajat, työntekijät (myös toimipaikan POS-käyttäjät) ja muut asiakkaan toimittamassa aineistossa mainitut henkilöt; maahanmuuttopalveluiden osalta toimeksiannon kohteena oleva henkilö.

• Ankrito käsittelee näitä henkilötietoja vain asiakkaan dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti – jotka annetaan käyttämällä palvelua käyttöehdoissa, maksuehdoissa ja asiaankuuluvassa palvelusopimuksessa kuvatulla tavalla – ellei Suomen tai EU:n lainsäädäntö muuta edellytä; tällöin Ankrito kertoo asiasta asiakkaalle ennen käsittelyä, ellei laki sitä kiellä. Jos Ankrito katsoo ohjeen rikkovan tietosuojalainsäädäntöä, se ilmoittaa siitä asiakkaalle välittömästi.
• Jokainen, jonka Ankrito sallii käsitellä näitä tietoja, on salassapitovelvollinen.
• Ankrito soveltaa Tietoturva ja tietosuoja -sivulla kuvattuja teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä.
• Ankrito auttaa asiakasta vastaamaan näitä tietoja koskevaan rekisteröidyn oikeuksien käyttöpyyntöön siinä laajuudessa kuin se on käsittelyn luonne huomioon ottaen mahdollista.
• Ankrito auttaa asiakasta täyttämään tietosuoja-asetuksen 32–36 artiklan mukaiset velvoitteensa (tietoturva, tietoturvaloukkauksista ilmoittaminen, vaikutustenarvioinnit ja ennakkokuuleminen) siinä laajuudessa kuin on kohtuudella mahdollista käsittelyn luonne ja Ankriton käytettävissä olevat tiedot huomioon ottaen.
• Jos Ankrito saa tietää näitä tietoja koskevasta henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta, se ilmoittaa siitä asiakkaalle ilman aiheetonta viivytystä.
• Asiaankuuluvan palvelun päättyessä Ankrito poistaa nämä henkilötiedot tai palauttaa ne asiakkaan valinnan mukaan, paitsi tiedot, joita Ankriton tai asiakkaan on lain mukaan säilytettävä – ks. kohta "Poistaminen ja säilyttäminen".
• Ankrito antaa käyttöön tiedot, jotka ovat kohtuudella tarpeen näiden velvoitteiden täyttämisen osoittamiseksi, ja sallii asiakkaan tai tämän valtuuttaman auditoijan suorittaman auditoinnin, mukaan lukien tarkastuksen, kohtuullisella ennakkoilmoituksella ja tavanomaisena työaikana. Tämä täyttyy kohtuudella olemassa olevalla dokumentaatiolla – tällä sopimuksella ja Tietoturva ja tietosuoja -sivulla – paitsi jos se ei aidosti riitä esitettyyn kysymykseen.

Ankrito käyttää palvelun tuottamiseen alikäsittelijäluettelossa mainittuja alikäsittelijöitä – esimerkiksi tietokannan ylläpitoon, tiedostojen tallennukseen ja asiakirjojen tekstintunnistukseen. Käyttämällä Ankriton palveluita asiakas valtuuttaa Ankriton käyttämään luettelossa kulloinkin mainittuja alikäsittelijöitä. Ankrito asettaa jokaiselle alikäsittelijälle tätä sopimusta vastaavat tietosuojavelvoitteet ja vastaa asiakkaalle alikäsittelijän näiden velvoitteiden noudattamisesta.

Kun Ankrito ottaa käyttöön uuden alikäsittelijän, joka käsittelee tätä henkilötietoryhmää, Ankrito päivittää alikäsittelijäluettelon ja ilmoittaa muutoksesta sähköpostitse, jos sillä on asiakkaasta voimassa oleva yhteystieto. Asiakas, joka vastustaa muutosta perustelluista tietosuojasyistä, voi ottaa asian esiin osoitteessa support@ankrito.com ennen muutoksen voimaantuloa; jos asiaa ei voida ratkaista, asiakas voi lopettaa kyseisen palvelun käytön.

Osa alikäsittelijöistä toimii EU:n/ETA:n ulkopuolella tai voi käsitellä tietoja siellä – alikäsittelijäluettelo kertoo tämän, mikäli se on tiedossa. Kun henkilötietoja siirretään ETA:n ulkopuolelle, Ankrito tukeutuu tietosuoja-asetuksen sallimaan suojatoimeen: Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevaan päätökseen (mukaan lukien EU:n ja Yhdysvaltojen välinen tietosuojakehys sertifioidun alikäsittelijän osalta), komission vakiosopimuslausekkeisiin, tai alikäsittelijän omiin tietojenkäsittelyehtoihin, jotka sisältävät jommankumman näistä.

Kun asiaankuuluva palvelu päättyy, Ankrito poistaa tai anonymisoi vain kyseistä palvelua varten käsitellyt ja muuhun tarkoitukseen tarpeettomat henkilötiedot tilin poistamista koskevalla sivulla kuvatulla tavalla. Jos asiakas haluaa aineiston palautettavaksi, Ankrito luovuttaa sen asiakkaalle tai tämän nimeämälle kirjanpitäjälle käyttöehtojen mukaisesti.

Ankrito säilyttää kirjanpito-, ALV- ja muita tietoja, joiden säilyttämistä Suomen laki siltä edellyttää, lain mukaisen ajan, vaikka palvelu tai tili päättyisi. Tämä on Ankriton lakisääteinen velvoite, ei valinta – sama säilytysvelvollisuus, joka koskee asiakkaan omaa kirjanpitoa Suomen kirjanpitolainsäädännön nojalla.

Asiakas vastaa siitä, että sillä on laillinen peruste toimittaa Ankritolle antamansa henkilötiedot, ohjeidensa oikeellisuudesta sekä omista rekisterinpitäjävelvoitteistaan – mukaan lukien vastaaminen rekisteröidyn pyyntöön, johon Ankrito ei yksin voi vastata, ja ilmoitusvelvoitteet, jotka laki asettaa rekisterinpitäjälle eikä käsittelijälle.

Tämä sopimus liittyy Ankriton ja yritysasiakkaan väliseen sopimukseen ja tulee sen osaksi siitä hetkestä, kun asiakas hyväksyy käyttöehdot – samalla tavalla kuin maksuehdot liittyvät tilaukseen. Se tulee automaattisesti voimaan kattamansa käsittelyn osalta; erillistä allekirjoitusta ei vaadita. Asiakas, joka tarvitsee erikseen allekirjoitetun kappaleen omiin asiakirjoihinsa, voi pyytää sitä osoitteesta support@ankrito.com – allekirjoitettu kappale toistaa samat ehdot eikä luo niistä poikkeavia.

Tämä sopimus täydentää käyttöehtoja ja maksuehtoja. Jos tämä sopimus ja ne ovat ristiriidassa tämän sopimuksen kattaman tietosuojakysymyksen osalta, sovelletaan tätä sopimusta kyseisessä kohdassa.

Ankrito voi päivittää tätä sopimusta, kun sen kattama käsittely, lainsäädäntö tai käytetyt alikäsittelijät muuttuvat. Muutoksista ilmoitetaan vähintään 30 päivää ennen niiden voimaantuloa sovelluksessa tai sähköpostitse, kuten käyttöehtojen osalta; lainsäädännön edellyttämät muutokset voivat tulla voimaan aiemmin.

Tätä sopimusta koskevat kysymykset tai pyyntö allekirjoitetusta kappaleesta: support@ankrito.com.