Tietosuojaseloste

Palveluntarjoaja

Ankrito Oy (osakeyhtiö), ent. Selvia

Y-tunnus

3658630-6

Kotipaikka

Helsinki

Osoite

Konalantie 7, 00370 Helsinki, Suomi

Sähköposti

support@ankrito.com

Ankrito Oy (ent. Selvia) on tässä selosteessa kuvattujen henkilötietojen rekisterinpitäjä.

Kun Ankrito käsittelee henkilötietoja, jotka sisältyvät yrityksesi omaan kirjanpito- tai asiantuntijapalveluaineistoon – esimerkiksi asiakkaidesi tai toimittajiesi nimiä laskuillasi, tai tietoja asiakirjoissa, jotka annat meille asiantuntijapalvelutoimeksiantoa varten – Ankrito käsittelee näitä tietoja henkilötietojen käsittelijänä, ohjeidesi mukaisesti, tietojenkäsittelysopimuksen nojalla.

Kaikissa tätä selostetta tai henkilötietojasi koskevissa kysymyksissä voit ottaa yhteyttä osoitteeseen support@ankrito.com. Ankrito ei ole nimittänyt erillistä tietosuojavastaavaa; tietosuojakysymyksiä käsittelee Ankriton johto.

• Ankrito.com-verkkosivustoa, mukaan lukien yhteydenottolomake ja tilin poistopyyntölomake.
• Ankrito-sovellusta – mobiilisovellusta ja taustajärjestelmää, jonka avulla Ankriton tiimi tuottaa palvelun.
• Ankrito POSia, ravintoloiden, kahviloiden ja baarien kassaohjelmistoa.
• Ankriton asiantuntijapalveluita: kirjanpito ja verotus, talousneuvonta, yrityspalvelut ja maahanmuuttopalvelut.
• Yhteydenpitoasi Ankriton kanssa sähköpostitse ja sovelluksen Tuki-osiossa.

Yrityksesi oma kirjanpitoaineisto voi sisältää muiden ihmisten henkilötietoja – esimerkiksi asiakkaidesi tai toimittajiesi nimiä laskuissa ja kuiteissa. Yrityksesi vastaa näistä tiedoista omassa kirjanpidossaan; Ankrito käsittelee niitä tuottaakseen palvelun sinulle.

Ankriton palvelut on tarkoitettu yrityksille ja Suomessa yritystä perustaville henkilöille, eivät kuluttajille yleisesti. Lisäksi ne on tarkoitettu vain vähintään 18-vuotiaille, jotka voivat tehdä sopimuksen omissa tai yrityksensä nimissä. Tämä seloste kuvaa henkilötietoja, joita Ankrito käsittelee tässä yhteydessä.

Tili ja profiili

Nimi, sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite, yrityksen nimi, Y-tunnus sekä laskuillasi näkyvät pankkitilin tiedot. Jos palvelu edellyttää henkilötunnustasi, se tallennetaan salattuna.

Kirjautuminen

Ankrito-tilisi sähköpostiosoite ja salasana. Salasanoja käsittelee tunnistautumispalvelumme, eikä Ankrito tallenna niitä luettavassa muodossa. Jos käytät sovelluksen lukitusta, sormenjälki- tai kasvojentunnistus tehdään laitteellasi, eikä Ankrito saa tunnistustietoja.

Kirjanpitoaineisto

Kuitit ja niiden kuvat, kulut, ladatut tulotilitykset, myyntilaskut ja niiden PDF-tiedostot, asiakkaidesi tiedot laskuilla, lataamasi tiliotteet ja pankkitapahtumat, ALV-kaudet ja -ilmoitukset, kirjanpidon viennit ja raportit.

Asiakirjoista luettu teksti

Kun skannaat kuitin tai lataat tulotilityksen, siitä luettu teksti ja luvut, jotka säilytetään todisteena siitä, mitä asiakirjassa luki.

Tilaus ja laskutus

Pakettisi, tilauspyyntösi ja niiden tila sekä Ankriton sinulle lähettämät laskut.

Suosittelut

Jos suosittelet Ankritoa toiselle yritykselle tai sinut on suositeltu, tieto siitä, mikä yritys suositteli mitäkin, jotta suosittelupalkkio voidaan hyvittää molempien laskuilla.

Tuki

Sovelluksen Tuki-osiossa lähettämäsi viestit ja liitteet, meille lähettämäsi sähköpostit sekä meille WhatsAppissa lähettämäsi viestit.

Ilmoitukset

Laitetunnisteet, joita käytetään push-ilmoitusten toimittamiseen, itse ilmoitukset sekä ilmoitusasetuksesi.

Tekniset ja tietoturvatiedot

Mobiilisovelluksen virheraportit (tilisi sisäinen tunniste, sovelluksen versio ja laitteen tiedot), kirjanpitotietoihin tehtyjen muutosten tiedot sekä palveluntarjoajiemme ylläpitämät palvelulokit.

Verkkosivuston yhteydenottolomake

Aihe, nimesi, sähköpostiosoitteesi ja viestisi sekä lähetyksen IP-osoite ja aika, jotka sisältyvät lomakkeen Ankritolle lähettämään sähköpostiin.

Tilin poistopyynnöt

Antamasi sähköpostiosoite ja nimi sekä vapaaehtoiset yrityksen nimi ja Y-tunnus, ja IP-osoitteestasi muodostettu avaimellinen tiiviste, jota käytetään vain toistuvien pyyntöjen rajoittamiseen. Itse IP-osoitetta ei tallenneta.

Asiantuntijapalvelut

Tiedot ja asiakirjat, jotka annat meille sovittua työtä varten – esimerkiksi yrityksen ja omistuksen tiedot rekisteröintiä varten tai henkilöllisyys- ja matkustusasiakirjojen tiedot ja muut tiedot, joita oleskelulupahakemus edellyttää.

Palkanlaskentapalvelu

Jos yrityksesi käyttää Ankriton palkanlaskentapalvelua, Ankriton palkanlaskennan tiedonkeruulomakkeella antamasi työntekijä- ja palkkatiedot. Ankrito vastaanottaa nämä tiedot sähköpostitse ja säilyttää niistä varmuuskopion Ankriton maksullisessa yritystason Google Workspace -tilissä – ei henkilökohtaisessa Google-tilissä.

Maahanmuuttopalveluiden asiakirjat

Maahanmuuttopalvelutoimeksiantoa varten antamasi henkilöllisyys-, hakemus- ja muut tukiasiakirjat, jotka säilytetään Ankriton maksullisessa yritystason Google Workspace -tilissä (Google Drive) – ei henkilökohtaisessa Google-tilissä.

Ankrito POS

Ravintolan henkilökunnan käyttäjätilit – nimi, sähköpostiosoite, rooli ja viimeisimmän kirjautumisen aika – sekä ravintolan myynti-, palautus- ja varastotiedot.

Käyttämiesi tai kanssamme sovittujen ohjelmistojen ja palveluiden tuottaminen – tilisi, itse työ, tuki ja palvelua koskevat viestit

Sopimuksen täytäntöönpano (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan b alakohta)

Niiden ilmoitusten ja raporttien valmistelu ja antaminen, jotka olet pyytänyt Ankritoa hoitamaan

Sopimuksen täytäntöönpano

Tilausten laskuttaminen ja Ankriton oma kirjanpito

Lakisääteinen velvoite (6 artiklan 1 kohdan c alakohta) ja sopimuksen täytäntöönpano

Kirjanpitoaineiston ja sen muutoshistorian säilyttäminen niin kauan kuin kirjanpito- ja verolainsäädäntö edellyttää, myös tilin poistamisen jälkeen

Lakisääteinen velvoite sekä oikeutettu etumme pystyä osoittamaan, mitä on kirjattu ja ilmoitettu (6 artiklan 1 kohdan f alakohta)

Palveluiden tietoturva, väärinkäytösten estäminen ja virheiden korjaaminen (virheraportit, lokit, toistuvien pyyntöjen rajoittaminen)

Oikeutettu etu

Verkkosivuston kautta lähetettyihin viesteihin vastaaminen

Oikeutettu etu tai pyynnöstäsi ennen sopimuksen tekemistä toteutettavat toimet

Ennakkoilmoittautumiset Ankritoon siirtymistä varten: yhteydenotto vaihdostasi ja irtisanomisilmoituksen kirjoittaminen, jos pyydät sitä. Emme käytä niitä uutiskirjeisiin.

Pyynnöstäsi ennen sopimuksen tekemistä toteutettavat toimet (6 artiklan 1 kohdan b alakohta)

Satunnaiset sähköpostit nykyisille asiakkaille Ankriton omista palveluista; jokaisessa viestissä on peruutuslinkki. Emme osta osoiteluetteloita emmekä lähetä pyytämätöntä sähköpostia uusille vastaanottajille.

Oikeutettu etu (6 artiklan 1 kohdan f alakohta), kuten Suomen laki sallii nykyisille asiakkaille (sähköisen viestinnän palveluista annettu laki, 200 §)

Tilin poistopyyntöjen ja muiden tietosuojapyyntöjen käsittely

Lakisääteinen velvoite

Osa asiantuntijapalveluista – erityisesti oleskelulupa- tai muu maahanmuuttohakemus – sisältää henkilöllisyys- ja hakemusasiakirjoja. Suurin osa näistä, kuten kansalaisuus, passin tiedot ja oleskeluasema, on tavallista henkilötietoa, ei tietosuoja-asetuksen 9 artiklan tarkoittamaa erityistä tietoryhmää. Pyydämme vain ne tiedot, joita kyseinen hakemus aidosti edellyttää.

Joskus asiakirja, jonka valitset antaa meille todisteeksi tiettyä hakemusta varten, voi itsessään sisältää tietosuoja-asetuksen 9 artiklan mukaista erityistä tietoa – esimerkiksi lääkärintodistuksen, jota tietty lupatyyppi edellyttää, tai todisteen uskonnollisesta vihkimisestä perheenyhdistämishakemusta varten. Ankrito ei pyydä tällaista tietoa oletusarvoisesti. Jos se on tietyn hakemuksen kannalta aidosti välttämätöntä, Ankrito pyytää erillisen, nimenomaisen suostumuksesi kyseisen asiakirjan säilyttämiseen ja käyttöön tätä tarkoitusta varten, ennen kuin se hyväksytään osaksi toimeksiantoa.

Emme myy henkilötietoja emmekä käytä niitä mainontaan. Ankrito ei tee yksinomaan automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä, joilla on sinuun kohdistuvia oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia: asiakirjoja lukevat toiminnot ehdottavat arvoja, jotka ihminen tarkistaa.

Onko tietojen antaminen pakollista? Ei ole, mutta tilisi ja pyytämäsi työn edellyttämät tiedot ovat sopimuksen edellytys: ilman niitä emme voi avata tiliäsi tai tuottaa palvelua. Osa tiedoista, kuten kirjanpitoaineisto ja ilmoitusten antamiseen tarvittavat tiedot, tarvitaan, koska kirjanpito- ja verolainsäädäntö sitä edellyttää.

• Sinulta itseltäsi ja henkilöiltä, jotka valtuutat toimimaan yrityksesi puolesta.
• Lataamistasi tai meille lähettämistäsi asiakirjoista.
• Palveluiden käytöstä sekä Ankriton tiimin työstä, kun se tuottaa sinulle palvelua.
• Julkisista rekistereistä, kuten yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (YTJ), kun yrityksen tietoja tarkistetaan.

Jaamme henkilötietoja vain siltä osin kuin palveluiden tuottaminen edellyttää. Seuraavat palveluntarjoajat käsittelevät niitä Ankriton puolesta:

Supabase

Ankrito-sovelluksen ja Ankriton taustajärjestelmän tietokanta, kirjautuminen ja tiedostojen tallennus sekä Ankrito POSin tietokanta ja kirjautuminen. Ankrito-sovelluksen tietokanta sijaitsee EU:ssa (Irlannissa); Ankrito POSin tietokanta sijaitsee EU:ssa (Ruotsissa).

Vercel

Ankrito.com-sivuston ja sovelluksen sekä taustajärjestelmän käyttämien palvelintoimintojen ylläpito.

Google Cloud (Document AI)

Tekstin lukeminen lataamistasi kuiteista ja tulotilityksistä.

Google Cloud (varmuuskopiot)

Ankrito-sovelluksen tietokannan salattujen varmuuskopioiden säilytys Suomessa.

Temporal Cloud

Taustavaiheiden, kuten tilin poistamisen, luotettava suorittaminen; vastaanottaa vain sisäisiä tunnisteita. EU (Frankfurt).

Google Firebase

Push-ilmoitusten toimittaminen (Firebase Cloud Messaging) sekä mobiilisovelluksen virheraportit puhelimella ja tabletilla; ensisijainen virheraporttijärjestelmä (Crashlytics).

Sentry

Mobiilisovelluksen kaatumisraporttien varajärjestelmä: käytössä vain istunnoissa, joissa Firebase ei käynnisty, sekä sovelluksen selainversiossa. Ei koskaan käytössä samanaikaisesti Firebase Crashlyticsin kanssa.

Google Workspace

Ankriton maksullinen yritystason sähköposti- ja tiedostonhallintaympäristö. Kaikki Ankriton sähköposti, myös support@ankrito.com, käsitellään siellä. Sitä käytetään myös palkanlaskennan tiedonkeruulomakkeella lähetettyjen tietojen vastaanottoon ja varmuuskopiointiin sekä maahanmuuttopalvelutoimeksiantoa varten annettujen asiakirjojen säilyttämiseen.

Resend

Ankriton palveluista lähetettävät sähköpostit – esimerkiksi asiakkaillesi lähettämäsi laskut ja verkkosivuston yhteydenottolomakkeen viestit.

Katso alikäsittelijäluettelosta tarkempi kuvaus kunkin palveluntarjoajan roolista, mukaan lukien suojatoimi, jota sovelletaan, jos palveluntarjoaja toimii EU:n/ETA:n ulkopuolella.

Henkilötietoja luovutetaan myös Verohallinnolle ja muille viranomaisille, kun teemme ilmoituksen tai toimitamme asiakirjan pyynnöstäsi tai kun laki sitä edellyttää. Apple ja Google jakelevat mobiilisovellusta omien ehtojensa ja tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti.

Jos otat Ankritoon yhteyttä WhatsAppissa, keskustelu käydään itse WhatsApp-sovelluksessa samaan tapaan kuin mikä tahansa muu Ankritolle lähetetty viesti tai puhelu. Meillä ei ole automaattista järjestelmää, joka vastaanottaisi WhatsApp-viestien tietoja, eikä WhatsApp/Meta käsittele Ankriton palveludataa puolestamme.

Osa edellä mainituista palveluntarjoajista toimii Yhdysvalloissa tai voi käsitellä tietoja EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolella – alikäsittelijäluettelo kertoo tämän, mikäli se on tiedossa. Kun henkilötietoja siirretään ETA:n ulkopuolelle, siirto perustuu tietosuoja-asetuksen sallimaan suojatoimeen, kuten Euroopan komission tietosuojan riittävyyttä koskevaan päätökseen (mukaan lukien EU:n ja Yhdysvaltojen välinen tietosuojakehys sertifioitujen yritysten osalta) tai komission vakiosopimuslausekkeisiin.

Voit pyytää lisätietoja näistä suojatoimista osoitteesta support@ankrito.com.

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin niitä tarvitaan edellä kuvattuihin tarkoituksiin tai kuin laki edellyttää.

• Kirjanpitoaineistoa ja sen muutoshistoriaa säilytetään suomalaisen kirjanpito- ja verolainsäädännön edellyttämät ajat. Säilytysaika riippuu aineiston lajista, joten se ei ole sama kaikille asiakirjoille. Aineisto säilytetään, vaikka tili poistettaisiin.
• Profiili- ja kirjautumistiedot säilytetään niin kauan kuin tilisi on olemassa. Kun tili poistetaan, ne poistetaan tai anonymisoidaan tilin poistamista koskevalla sivulla kuvatulla tavalla.
• Tukiviestit: kirjoittamasi teksti poistetaan, kun tilisi poistetaan. Keskustelun tiedot sekä liitteet, jotka ovat kirjanpitoaineistoa, säilytetään kirjanpitoaineiston mukana.
• Push-ilmoitusten laitetunnisteet, ilmoitukset ja ilmoitusasetukset poistetaan, kun tilisi poistetaan.
• Meille lähettämäsi sähköpostit ja verkkosivuston yhteydenottolomakkeella lähetetyt viestit säilytetään Ankriton sähköpostissa niin kauan kuin niitä tarvitaan yhteydenoton ja mahdollisen sitä seuraavan asiakassuhteen hoitamiseen.
• Palkanlaskentatietoja säilytetään niin kauan kuin yrityksesi palkanlaskennan hoitaminen ja Suomen kirjanpito-, vero- ja työlainsäädännön palkka- ja maksutietoja koskevat säilytysajat edellyttävät. Sähköpostikopio ja Ankriton Google Workspace -tilissä säilytettävä varmuuskopio säilytetään vain niin kauan kuin tämä tarkoitus edellyttää, ei toistaiseksi.
• Maahanmuuttopalvelutoimeksiantoa varten annetut asiakirjat säilytetään Ankriton Google Workspace -tilissä niin kauan kuin toimeksianto edellyttää ja niin kauan kuin on tarpeen osoittaa, mitä puolestasi tehtiin, minkä jälkeen ne poistetaan.
• Tilin poistopyynnöt säilytetään tietona pyynnöstä ja sen käsittelystä.
• Ennakkoilmoittautumiset säilytetään perustajatarjouksen päättymiseen 31.3.2027 asti, minkä jälkeen ne poistetaan, ellei sinusta ole tullut asiakasta tai et ole pyytänyt meitä pitämään yhteyttä.
• Ankrito-sovelluksen tietokannan salattuja varmuuskopioita säilytetään rajoitetun ajan, minkä jälkeen ne poistetaan automaattisesti. Palvelusta poistetut tiedot voivat säilyä niissä siihen asti.
• Virheraportit säilytetään kyseisessä raportissa käytetyssä virheraportointipalvelussa asetetun ajan.

Pääsyä tietoihin rajoitetaan käyttäjätilin, roolin ja tietokannan käyttöoikeussääntöjen avulla, yhteydet on salattu, ja kirjanpitotietoihin tehdyistä muutoksista jää muutoshistoria. Mikään verkkopalvelu ei voi luvata ehdotonta tietoturvaa. Toimenpiteet kuvataan tarkemmin Tietoturva ja tietosuoja -sivulla.

Tietosuoja-asetuksen mukaan sinulla on oikeus:

• saada pääsy henkilötietoihisi ja kopio niistä;
• saada virheelliset tiedot oikaistuksi;
• saada tietosi poistetuiksi, jos laki ei edellytä niiden säilyttämistä;
• rajoittaa käsittelyä tietyissä tilanteissa;
• vastustaa käsittelyä, joka perustuu oikeutettuun etuumme;
• kieltää markkinointisähköpostit milloin tahansa peruutuslinkillä tai sähköpostitse; lopetamme ne heti;
• saada meille antamasi tiedot koneluettavassa muodossa, kun käsittely perustuu sopimukseen tai suostumukseen ja on automaattista;
• peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa, kun käsittely perustuu suostumukseen.

Voit käyttää oikeuksiasi lähettämällä sähköpostia osoitteeseen support@ankrito.com. Saatamme ensin joutua varmistamaan henkilöllisyytesi. Vastaamme ilman aiheetonta viivytystä ja viimeistään kuukauden kuluessa; jos pyyntö on monimutkainen, tietosuoja-asetus sallii määräajan pidentämisen, ja kerromme sinulle, jos niin käy.

Jos katsot, että tietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle: tietosuoja.fi.

Voit poistaa Ankrito-tilisi Ankrito-sovelluksessa tai pyytää poistamista tilin poistamista koskevalla sivulla, jos et voi käyttää sovellusta. Poistaminen poistaa tai anonymisoi profiilisi, kirjautumistietosi, laitteesi, ilmoituksesi ja tukiviestiesi tekstin.

Tilin poistaminen ei poista kirjanpito- ja veroaineistoa, jonka säilyttämistä laki edellyttää – kuten laskuja, kuitteja, ALV-tietoja ja kirjanpidon vientejä. Niitä säilytetään vaaditun ajan, niitä ei enää liitetä henkilökohtaiseen profiiliisi, ja ne pysyvät saman suojauksen piirissä. Toiminimen kohdalla aineiston yritystiedot voivat edelleen yksilöidä sinut.

Vain suostumuksellasi ankrito.com-sivusto käyttää analytiikka- ja mainosevästeitä kävijämäärien laskemiseen ja sen seuraamiseen, mitkä mainoksemme toimivat. Ilman suostumusta sivusto ei aseta kävijöille evästeitä. Oikeusperuste: suostumus (tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan a alakohta); voit perua sen milloin tahansa jokaisen sivun alareunan ”Evästeasetukset”-linkistä. Kunkin työkalun evästeet ja niiden voimassaoloajat on lueteltu sivulla Evästeet ja tietosuoja-asetukset.

Google Analytics

Käyntien laskeminen ja sivuston käytön seuraaminen. Google Ireland Limited toimii Ankriton puolesta.

Ankrito-mobiilisovellus tallentaa kirjautumisistuntosi ja asetuksesi laitteellesi, jotta sovellus toimii. Ankriton henkilökunnan taustajärjestelmä käyttää evästeitä, jotka ovat välttämättömiä henkilökunnan kirjautumiselle.

Ankriton palvelut on tarkoitettu yrityksille ja vähintään 18-vuotiaille henkilöille, jotka toimivat omissa tai yrityksensä asioissa. Niitä ei ole suunnattu lapsille, eikä Ankrito tietoisesti käsittele lapsen henkilötietoja.

Päivitämme selostetta, kun palvelumme tai lainsäädäntö muuttuvat. Sivun yläosan päivämäärä kertoo uusimman version. Jos muutos on merkittävä, kerromme siitä asiakkaille myös sovelluksessa tai sähköpostitse.

Tietosuojaa tai henkilötietojasi koskevat kysymykset: support@ankrito.com.